De ALV in coronatijd

De Algemene Ledenvergadering (ALV) van de club in coronatijd

 

Spoedwet

Door de huidige coronamaatregelen kunnen diverse fysieke vergaderingen, waaronder ook de doorgaans verplichte ALV, simpelweg niet doorgaan. In de statuten van uw club hád kunnen staan dat elektronisch vergaderen mogelijk is. Staat dit er niet in, dan zal de ALV vergadering op dit moment geen doorgang kunnen vinden. Er is echter een spoedwet aangenomen om dit probleem op te lossen. De BridgeBond NBB heeft hierover informatie verzameld en adviezen gegeven, zie:

 

(onderaan staat de vraag “Hoe kunnen we als club onze ALV organiseren in lijn met de coronamaatregelen?”)

 

(het advies van de NBB)

 

(het advies van NOC*NSF)

 

De “Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid” (spoedwet) loopt vooralsnog t/m 1 september 2020 maar kan verlengd worden met telkens twee maanden, afhankelijk van de maatregelen. Wat daarna mogelijk is, is op dit moment niet bekend.

 

Boekjaar bij uw bridgeclub

Loopt het boekjaar van uw club gelijk met het kalenderjaar, dus van 1 januari tot 1 januari, dan maakt de spoedwet het voor uw club mogelijk:

  • om de ALV via elektronische weg te organiseren én om via elektronische weg te stemmen, of
  • om de termijn waarbinnen de ALV de jaarrekening dient vast te stellen met maximaal vier maanden te verlengen.

 

Bedenk wel dat als er belangrijke zaken in uw club besloten moeten worden zoals bestuurswisselingen of zaken die de clubcompetitie in het komend seizoen betreffen, uitstel van de ALV niet altijd wenselijk zal zijn. In dat geval is het beter om te onderzoeken of de ALV via elektronische weg te organiseren is.

 

Loopt het boekjaar van uw club van 1 september tot 1 september, dan zal de ALV na 1 september 2020 plaats vinden. Op dit moment is het nog niet bekend wat dan mogelijk zal zijn.

 

Do’s en dont’s

Als u de ALV via elektronische weg wilt organiseren, zijn er een aantal gratis tools beschikbaar om videobellen mogelijk te maken zoals:

 

Google Meet

Max. 250 deelnemers

Zoom

Max. 100 deelnemers (max. 40 minuten in gratis versie)

Skype

Max. 50 deelnemers

Jitsi

Ca. 35 deelnemers, (er is geen limiet, maar hoe meer hoe trager)

Microsoft Teams

Max. 20 deelnemers

 

Communicatie via de video vraagt om een andere etiquette dan een gesprek van persoon tot persoon:

  1. Test je apparatuur van tevoren. Het komt slordig over als je tijdens de start van de vergadering erachter komt dat je microfoon ruist of je speakers niet werken.
  2. Kies een setting waarbij er weinig tot geen beweging in de achtergrond is. Als andere mensen in beeld kunnen komen, zorgt dit voor afleiding.
  3. Zorg er ook voor dat er geen stapels papieren of andere zaken die een rommelige indruk kunnen maken op je bureau of in de achtergrond liggen.
  4. Gebruik een headset of oordopjes met mute-knop wanneer je vanaf een mobiel apparaat of laptop deelneemt aan een videovergadering. Het gebruik van laptop-speakers en -microfoon tijdens een videoconferentie wordt vaak gedaan, maar geeft vaak veel storend achtergrondgeluid en je omgeving kan mogelijk de personen horen met wie je spreekt.
  5. Zorg dat de camera gepositioneerd staat boven het display dat je voor de videoconferentie gebruikt. Op deze manier kijk je automatisch naar de camera als je het videobeeld bekijkt. Ga vooral niet in een slecht verlichte omgeving zitten, natuurlijk licht komt doorgaans het beste over.

 

Let wel, als je de techniek en etiquette voor elkaar hebt, dan ben je er nog niet.

  1. Spreek af dat alle deelnemers aan de vergadering hun microfoon uit (mute) zetten.
  2. Bij meer dan 10 deelnemers is het raadzaam om ook het beeld uit te laten zetten, behalve die van de bestuursleden. Je ziet lang niet iedereen goed genoeg en het veroorzaakt alleen extra internet verkeer met kans op storingen en haperingen tot gevolg
  3. Bestuursleden zetten hun geluid alleen aan, als ze het woord hebben.
  4. De voorzitter beslist in alle gevallen wie het woord voert.
  5. De voorzitter en de secretaris zitten bij voorkeur in dezelfde ruimte, zodat een goed verslag en ondersteuning mogelijk zijn. Wel 1,5 meter uit elkaar.
  6. Daarnaast is er een derde persoon bij de voorzitter en secretaris (weer die 1,5 meter). Deze persoon noemen we de gesprekscoördinator en kan tevens de tijd in de gaten houden (timekeeper).
  7. Leden die iets willen vragen of zeggen, sturen een geschreven bericht (chatten) waarin ze hun naam geven. De gesprekscoördinator noteert die namen en informeert de voorzitter.
  8. De voorzitter geeft het woord aan leden met een vraag of opmerking. Dat lid zet dan zijn microfoon en beeld aan. De voorzitter herhaalt de vraag of opmerking en reageert daar op. Daarna zet het lid de microfoon en het beeld weer uit.
  9. De voorzitter kan ook het woord geven aan een van de andere bestuursleden. Dat bestuurslid zet zijn microfoon aan en de voorzitter zet zijn microfoon uit. Bij vragen en opmerkingen zet de voorzitter de microfoon aan, geeft het woord aan het betreffende lid en zet zijn microfoon weer uit.
  10. Leden die niet de mogelijkheid hebben om de vergadering via een computer bij te wonen, kunnen bij een ander lid op bezoek gaan die als gastheer optreedt (1,5 meter afstand, maximaal 3 personen). De gastheer meldt via een bericht (chat) dat die extra persoon of personen ook aanwezig zijn. Eventuele vragen/opmerkingen gaan via de gastheer: niet van plaats wisselen, want dan moet je het toetsenbord en de muis schoonmaken!

 

 

28 mei 2020

 

- o – o – o -