Draaiboek voor een toernooi of drive

Draaiboek voor een toernooi of drive

Hierbij wordt een handreiking gegeven voor een draaiboek. Deze dient nog tot in detail te worden uitgewerkt voor het bruikbaar is voor een echt toernooi of een drive.

Uiteraard gebruikt u alleen de zaken die voor uw organisatie van belang zijn.

  1.  Algemeen
  2.  Staf
  3.  Financiën
  4.  Materiaal
  5.  Propaganda
  6.  Afsluiting

 

1.  Algemeen

1.1.1      Benoemen van een werkcomité of een toernooileider

1.1.2      Bepalen van de doelgroep en grootte van het toernooi

1.1.3      Bepalen van de naam van het toernooi, de plaats en de accommodatie

1.1.4      Vaststellen van de speeldata en de sluitingsdatum van de inschrijving

1.1.5      Verkrijgen van toestemming van de NBB, van het district en eventueel van de lokale autoriteiten

1.1.6      Vaststellen van de financiële zekerheid (stichting, club of sponsor)

1.1.7      Opstellen van de toernooiregels

1.1.8      Regelen overnachting 

1.1.9      Veiligheid

1.1.10    Dopingcontrole

1.1.11    Voorbereiding meesterpunten (vanaf 1-9-2009 kan het NBB-Rekenprogramma® automatisch meesterpunten toekennen, indien de  lidmaatschapsnummers bekend zijn)

1.2.1      Maken van de deelnemerslijst met NBB lidmaatschapsnummer

1.2.2      Indeling van de deelnemers

1.2.3      Aanschaffen van de prijzen 

1.3.1      Compleet tijdschema voor alle handelingen voor, tijdens en na het toernooi 1.3.2  In het schema tevens aangeven wie het doet en wat ermee gebeurt

1.4.1      Stafkamer

1.4.2      Speelruimten met tafels, bijzettafels en stoelen ook voor het kader en de toeschouwers

1.4.3      Microfoons met geluidsinstallaties

1.4.4      Rekenkamer met meubilair, elektrische voorzieningen en internetverbinding

1.4.5      Ontvangstruimte met microfoon en plaats voor de uitgifte van de bescheiden

1.4.6      Vergaderruimte voor de protestcommissie 

1.4.7      Vestiaire en toiletten met voldoende voorzieningen en materiaal

1.4.8      Gelegenheid voor lunch en pauze

1.4.9      Plaats voor het publiceren van de resultaten

1.4.10    Wijze van afrekenen van de consumpties

1.4.11    Parkeergelegenheid en rijwielstalling

1.4.12    Bereikbaarheid met het openbaar vervoer

1.4.13    Speciale voorzieningen zoals EHBO, vue-graph, winkel

1.4.14    Schema met bediening van het licht, verwarming en ventilatie

1.5.1      Afsluiting van ruimten en kasten

1.6.1      Ruimte, voorzieningen en controleurs

 

2.   Staf

2.1          Kaderleden voor de speelzalen en de rekenkamer

2.2          Helpers voor de speelzalen en de rekenkamer

2.3          Helpers voor het afhalen van belangrijke personen

2.4          Helpers voor de ontvangst

2.5          Helpers voor het ophangen van de resultaten

2.6          Protestcomité

2.7          Helpers voor het transport

2.8          Personeel voor de speciale voorzieningen

2.9          Computer/internetdeskundige

2.10        Penningmeester

2.11        Administrateur meesterpunten

2.12        Invallers en helper die de invallers oproept

2.13        EHBO-helpers of telefoonnummers voor medische hulp en politie

2.14        Kennismaking kaderleden

2.15        Bereikbaarheid beheerder van de accommodatie

 

3.  Financiën

3.1              Begroting

3.2              Huur van de accommodatie

3.3              Huur voor de apparatuur o.a. voor de kopieermachine

3.4              Porto- en telefoonkosten

3.5              Aankleding van de ruimten

3.6              Wedstrijdmateriaal

3.7              Drukwerk en papier voor de kopieermachine

3.8              Vergoeding medewerkers en reis- en verblijfskosten

3.9              Prijzenpot en meesterpunten.

3.10            Propagandakosten

3.11            Inschrijfgeld

3.12            Sponsorgeld en subsidies

3.13            Declaratieformulieren

3.14            Onvoorzien o.a. voor de ontvangst van belangrijke bezoekers en de media

 

4.  Materiaal

4.1              Aanwijzingen voor het inschrijven

4.2              Aanwijzingen voor het plaatsnemen van de spelers

4.3              Tafelkleedjes

4.4              Tafelbladen

4.5              Tafelnummers

4.6              Indelingsplattegrond met de tafelzetting

4.7              Wedstrijdschema's

4.8              Spelverdelingen

4.9              Wedstrijdformulieren

4.10            Borden, eventueel gedupliceerd

4.11            Biddingboxen

4.12            Biedschermen en trays

4.13            Notitieblokjes voor de uitleg van de biedingen

4.14            Onderleggers

4.15            Systeemkaarten

4.16            Protestformulieren

4.17            Klok

4.18            Voorzieningen voor het ophangen van de resultaten

4.19            Bridgemates, computers, printers

 

5.  Propaganda

5.1          Bekende gastspelers

5.2          Convocatielijst

5.3          Verzenddatum

5.4          Advertenties

5.5          Folders en affiches

5.6          Wijze van inschrijving

5.7          Uitnodigen van de media

5.8          Toezending van inschrijvingsnummer, bescheiden en toernooiregels

5.9          Autoriteit voor het uitreiken van de hoofdprijs

5.10        Uitslag toezenden

5.11        Verslagen in de media

 

6.  Afsluiting

6.1.         Opruimen van de zalen en het materiaal

6.2.         Transport van het materiaal

6.3.         Media informeren

6.4.         Evaluatie van het toernooi

6.5.         Bijwerken van het draaiboek

6.6.         Uitslag aan de deelnemers sturen

6.7.         Afhandelen meesterpunten (dit kan automatisch via het NBB-Rekenprogramma®

               maar waren alle lidnummers bekend?)

6.8.         Schriftelijk bedanken van de medewerkers

6.9.         Overmaken van de vergoedingen aan de medewerkers

6.10        Andere afrekeningen regelen

6.11        Financieel eindresultaat vaststellen

6.12        Financieel eindresultaat bespreken met sponsors

6.13        Schriftelijk bedanken van de sponsors