Huishoudelijk reglement

 

Huishoudelijk Reglement van De Wehlse Snit

 

 

Artikel 1: Algemeen

 

Bridgevereniging ‘De Wehlse Snit ‘(verder omschreven als DWS):

 

- opgericht op 5 november 2002.

- gevestigd te Wehl.

- speellocatie: Oldershove te Wehl.

- speelavond op maandag; tevens ook op vrijdagmiddag.

- ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 09131436

 

Artikel 2: Begrippen

 

Begrippen welke in dit reglement gebruikt worden zijn als volgt gedefinieerd:

Verenigingsjaar: Aanvang 1 september tot en met 31 augustus

Speelseizoen: Competitie voor leden gedurende de periode: september t/m mei

Competitie: Een reeks van wedstrijden waarna een eindstand wordt opgemaakt.

Zomercompetitie: Competitie voor leden en niet leden gedurende de periode juni t/m augustus

TC: Technische commissie.

WL: Wedstrijdleider.

ALV: Algemene Leden Vergadering

KC: Kascommissie inzake onderzoek van de financiële bescheiden

 

Artikel 3: Verenigingsjaar

 

Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot 31 augustus daaropvolgend.

De Algemene Leden Vergadering vindt plaats op de laatste maandag van september.

Het speelseizoen voor de leden vangt aan op de eerste maandag in de maand september en wordt afgesloten op de laatste maandag in de maand mei, tenzij uit het wedstrijdprogramma anders blijkt.

In de periode juni – augustus van het verenigingsjaar vindt er een zomercompetitie plaats. Dit is een zogenaamde open competitie, wat betekent dat deze competitie ook voor niet-leden open staat. Deze gasten zullen € 2,00 per persoon per spelmiddag/avond betalen.

Leden dienen, voordat ze met een tijdelijke partner van buiten de Vereniging afspreken, eerst de mogelijkheid te onderzoeken of binnen de leden een tijdelijke partner ter beschikking is.

 

Artikel 4: Toetreden van leden

 

De wijze van toetreden van leden is als volgt:

1. Personen, die als lid van de Vereniging wensen toe te treden, kunnen zich hiervoor wenden tot het

Bestuur. Zij kunnen als zodanig ook worden voorgedragen door één van de

Leden van de Vereniging. Het aanmelden geschied met gebruik van het formulier: “Inschrijvingsformulier”. Aspirant-leden kunnen vrijblijvend 3 keer deelnemen aan de spelmiddag/avond, alvorens zich als lid aan te melden.

 

2. Het Bestuur bepaalt – zonodig in overleg met het TC - of er bezwaren tegen de toelating zijn.

Mochten er bezwaren zijn dan licht zij het aspirant-lid in.

Mochten leden niet akkoord gaan met de niet-toelating tot lid dan kan de ALV alsnog tot

toelating besluiten.

 

3. Het Bestuur kan een ledenstop instellen wanneer de omstandigheden dit naar zijn mening vereisen.

 

Artikel 5: Rechten en plichten van leden

 

1. Na aanmelding kan het lid – op verzoek – kosteloos een exemplaar van de statuten, huishoudelijk reglement, het speelschema voor het lopende seizoen en de competitie reglement (waarin begrepen het wedstrijdreglement) ontvangen, tenzij betrokkene (privé) de beschikking heeft over een internetaansluiting. De onderhavige stukken zijn verder opgenomen als onderdeel op de website van de vereniging, te weten: www.dewehlsesnit.nl

 

2. De leden zijn verplicht om:

- aan hun financiële verplichtingen jegens de Vereniging te voldoen.

- de bepalingen in de statuten, huishoudelijk reglement en competitie reglement na te leven.

- de besluiten van de Vereniging en de aanwijzingen van het Bestuur op te volgen.

- uiterlijk ėėn kwartier voor aanvang van een speelmiddag en/of –avond aanwezig te zijn in de speelzaal.

- na afloop van iedere speelronde de tafel netjes achter te laten

- na afloop van iedere speelavond de bridgemates naar de wedstrijdleiderstafel en de overige speelbenodigdheden naar de daarvoor bestemde tafel te brengen.

 

Artikel 6: Opzeggen lidmaatschap

 

1. Het lidmaatschap kan per verenigingsjaar schriftelijk worden opgezegd.

Een lid verbindt zich bij tussentijds opzeggen van zijn lidmaatschap zijn contributie over het gehele verenigingsjaar te voldoen.

2. In bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het Bestuur, kan ontheffing worden verleend van deze verplichting.

 

Artikel 7: Bestuur van de vereniging

 

De samenstelling en bevoegdheden van het Bestuur zijn vastgelegd in de Statuten van DWS.

 

Artikel 8: De verplichtingen van de bestuursleden

 

De verplichtingen van de bestuursleden zijn als volgt:

1. Voorzitter:

De Voorzitter is de woordvoerder van het Bestuur. Hij/zij is belast met de leiding van

Bestuurs- en Algemene Ledenvergaderingen, de zorg voor de stipte naleving van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, alsmede met het uitvoeren van alle besluiten in Bestuurs- en

Algemene Ledenvergaderingen genomen en het opstellen van de agenda. Hij/zij is te allen tijde bevoegd vergaderingen van de door het Bestuur ingestelde commissies bij te wonen.

2. Secretaris:

Hij/zij bereidt met de Voorzitter de vergaderingen voor, houdt de presentielijst bij, maakt de notulen en houdt de ledenlijst (inclusief de ereleden en leden van verdienste) bij en beheert het verenigingsarchief. De secretaris voert de correspondentie van DWS.

Van alle uitgaande stukken wordt een afschrift bewaard.

3. Penningmeester:

Hij/zij is belast met het beheer van de financiën, met de zorg voor de inning van contributiegelden en andere inkomsten van de vereniging en met het voldoen aan de financiële verplichtingen. Hij/zij brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit aan de ALV over de financiële gang van zaken in het afgelopen jaar verenigingsjaar onder overlegging van de balans en een rekening van baten en lasten. Hij/zij stelt in overleg met het Bestuur de begroting en een voorstel voor te heffen contributie voor het volgende verenigingsjaar op.

Voor alle specifieke activiteiten van de DWS wordt in overleg met de Penningmeester een aparte begroting gemaakt door de verantwoordelijke commissies c.q. personen voor de betreffende activiteiten. Gedurende het jaar controleert de Penningmeester de onderhavige inkomsten en uitgaven tegen de in de begroting hiervoor opgenomen bedragen.

De Penningmeester kan aan de betrokken commissies c.q. personen instructies geven met betrekking tot betalingen, overleg bescheiden, verantwoording van de uitgaven etc.

4. Overige leden van het bestuur.

De taken en bevoegdheden van de overige leden van het Bestuur worden binnen het Bestuur vastgesteld.

 

Artikel 9: Vergaderingen van het Bestuur

 

1. Het Bestuur vergadert zo vaak de Voorzitter of tenminste twee Bestuursleden dit wenselijk achten. In ieder geval wordt binnen een maand na de ALV een Bestuursvergadering gehouden.

2. Van alle Bestuursvergaderingen worden door de Secretaris notulen bijgehouden.

3. Besluiten van de Bestuursvergaderingen zijn geldig indien de meerderheid van de

Bestuursleden aanwezig is

 

Artikel 10: De benoeming van de Wedstrijdleider(s):

 

Zij worden benoemd door het Bestuur en zijn belast met het organiseren van de (interne) competities. De WL’s kunnen voorts die competities en speciale evenementen organiseren die het bestuur of de ALV nodig acht in het belang van DWS. Een van de WL’s geeft verslag van het afgelopen clubseizoen en doen na overleg in het Bestuur een voorstel –namens het TC - voor het nieuwe wedstrijdschema in de ALV.

 

Artikel 11: Commissies

 

Het Bestuur benoemt commissies voor speciale werkzaamheden.

Tot deze commissies behoren o.a.:

A. De Technische Commissie (TC)

1. Het TC bestaat uit minimaal 3 leden.

2. De voorzitter van het TC wordt benoemd door de leden van het TC.

De taken van het TC zijn de volgende:

1. Het organiseren en leiden van de competitie en van andere interne en externe wedstrijden.

2. Het mede opstellen van een competitiereglement van DWS.

3. Het maken van een wedstrijdprogramma voor het komende verenigingsjaar. Dit wedstrijdprogramma wordt – na behandeling binnen het Bestuur - op de ALV ter goedkeuring aangeboden.

4. Het eventueel samenstellen van teams welke de vereniging vertegenwoordigen. Hiertoe behoort het samenstellen van paren en viertallen, de volgorde hiervan en de invallers.

5. Het bijhouden en verwerken van alle uitslagen die voor de beoordeling van de speelsterkte van personen, paren en viertallen noodzakelijk zijn.

6. Het adviseren van het Bestuur – gevraagd en ongevraagd - in alle aangelegenheden van wedstrijdorganisatie en bridgetechniek.

7. Vaststelling van de activiteiten, die een prijsuitreiking tot gevolg hebben.

8. Het periodiek controleren op kwaliteit van alle benodigde materialen.

9. Het signaleren van vervanging of aanvulling van materialen en dit melden bij het Bestuur.

10. Het jaarlijks indienen van een voorstel bij het Bestuur voor de aanschaf vannieuwe materialen.

11. Het aanspreken van de spelers over het eventueel misbruik van de materialen.

12. Het bijhouden van een inventarislijst.

13. Het coördineren van het gebruik van de materialen bij buitenbridge activiteiten.

 

 

Artikel 12: De Kascommissie van onderzoek van de financiële bescheiden (KC)

 

1. De KC wordt altijd benoemd door en vanuit de ALV.

2. Leden van het Bestuur of hun aanverwanten mogen geen deel uitmaken van deze commissie.

3. Tenminste drie weken vóór de ALV beoordeelt de KC de door de Penningmeester opgestelde jaarrekening, bestaande uit een balans en een rekening van baten en lasten.

4. Indien de Penningmeester tussentijds aftreedt of anderszins zijn functie niet (meer) kan vervullen, vindt vóór het moment van overdracht aan de vervangende Penningmeester door de commissie een tussentijdse beoordeling plaats.

 

Artikel 13: Contributie

 

1. Het bedrag van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld op de ALV.

2. De contributie dient door de leden jaarlijks te worden voldaan uiterlijk voor 1 november van het lopende verenigingsjaar.

3. Wanneer de contributie niet is voldaan op de datum zoals gesteld in lid 3, volgt een aanmaning, met een verhoging van 10% van het te betalen bedrag. De contributie moet dan per ommegaande worden betaald.

4. Wanneer de contributie op 1 januari van het lopende verenigingsjaar nog niet is voldaan volgt terstond royement door het Bestuur van DWS.

5. Indien een nieuwe speler tijdens het verenigingsjaar Lid wordt van de DWS, dan wordt een door het Bestuur vastgelegd bedrag voor de contributie verschuldigd.

 

Artikel 14: Roken

 

Roken in de speelzaal is niet toegestaan.

 

Artikel 15:

 In het kader van de AVG zijn de volgende zaken geregeld:

- Vermelding naam, telefoonnummer en mailadres van een lid in de ledenlijst gebeurt automatisch tenzij een lid dat niet wil.

- Mail aan leden geschiedt altijd BCC.

- Vermelding van persoonlijke zaken van een lid geschiedt alleen met toestemming van dat lid.

- De secretaris houdt een register bij van ontstane problemen in het kader van deze Verordening.

- Nieuwe leden kunnen inzien:  Statuten, Huishoudelijk Reglement, privacyverklaring van de           Wehlse Snit en de NBB en een blanco register van de AVG.

 

 

Artikel 16: Slotbepalingen

 

1. Het Huishoudelijk Reglement wordt met meerderheid van de aanwezige stemmen goedgekeurd door de ALV.

2. In alle gevallen waarin de het Huishoudelijke Reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.

Het Bestuur onderneemt zonodig actie, teneinde een en ander vast te leggen in het

Huishoudelijke Reglement.

3. Elk jaar beoordeelt het Bestuur, in overleg met diverse commissies, het Huishoudelijk

Reglement volledigheid en bruikbaarheid en neemt zonodig initiatieven tot aanvulling en/of wijziging hiervan.

 

4. Het Huishoudelijk Reglement treedt in werking na goedkeuring door de ALV.

 

Aldus goedgekeurd en vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 22 oktober 2018

Met de goedkeuring en vaststelling van dit reglement komen alle voorgaande versies van het

Huishoudelijk Reglement te vervallen.

 

September 2018