Huishoudelijk Reglement 2019

 

BRIDGECLUB HILLEGERSBERG      Opgericht in 1936    -    Lid van de NBB

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT – versie 2019

 

 

 

 

Artikel 1: Algemeen

De vereniging draagt de naam ‘Bridgeclub Hillegersberg‘ en wordt verder omschreven als “de vereniging”:

  • opgericht op 21 september 1936
  • aangesloten bij de Nederlandse Bridge Bond (verder omschreven als “NBB”).
  • aangesloten bij het District Rotterdam van de NBB
  • gevestigd te Rotterdam-Schiebroek.
  • speellocatie Goede Herderkerk, Kastanjeplein 28, Rotterdam
  • speelavond op dinsdag.

Artikel 2: Begrippen

Begrippen welke in dit reglement gebruikt worden zijn als volgt gedefinieerd:

  • Verenigingsjaar: Van 1 september tot en met 31 augustus.
  • Speelseizoen: Competitie voor leden gedurende de periode september tot en met juni.
  • Competitie: Een reeks van wedstrijden waarna een eindstand wordt opgemaakt.
  • WL:     Wedstrijdleider.
  • ALV:   Algemene Ledenvergadering.
  • KC:     Kascontrolecommissie.
  • DB:     Dagelijks Bestuur.

Artikel 3: Verenigingsjaar

Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus van het daaropvolgende jaar.

Het speelseizoen voor de leden vangt aan op de eerste dinsdag in de maand september en wordt afgesloten op de laatste dinsdag in de maand juni, tenzij uit het wedstrijdprogramma anders blijkt.

 

Artikel 4: Toetreden van nieuwe leden

De wijze van toetreden van nieuwe leden is als volgt:

  1. Personen, die als lid van de vereniging wensen toe te treden, kunnen zich hiervoor wenden tot het bestuur van de vereniging. Zij kunnen als zodanig ook worden voorgedragen door één van de leden van de club.
  2. Het bestuur bepaalt of er bezwaren tegen de toelating zijn. Mochten er bezwaren zijn, dan wordt het aspirant-lid hiervan door de Voorzitter in kennis gesteld.
  3. Mochten leden niet akkoord gaan met de niet-toelating tot lid, dan kan de ALV alsnog tot toelating besluiten.

<>4.Door het bestuur kan een ledenstop ingesteld worden wanneer de omstandigheden dit vereisen. Het besluit zal op de eerstkomende ALV worden toegelicht.

 

 

Artikel 5: Rechten en plichten van leden

  1. Na aanmelding kan het lid – op verzoek – kosteloos een exemplaar van de Statuten, Huishoudelijk Reglement, het speelschema voor het lopende seizoen en het Competitiereglement (waarin begrepen het Wedstrijd-reglement) ontvangen, tenzij betrokkene (privé) de beschikking heeft over een internetaansluiting.
  2. De onderhavige stukken zijn verder opgenomen als onderdeel op de website van de vereniging, te weten: www.nbbportal.nl/5015.
  3. De leden zijn verplicht:
  • aan hun financiële verplichtingen jegens de vereniging te voldoen;
  • de bepalingen in de Statuten, het Huishoudelijk en Competitiereglement na te leven;
  • de besluiten van de vereniging en de aanwijzingen van het bestuur op te volgen;
  • bij verhindering de WL, of de hiervoor aangestelde persoon, daarvan tijdig op de hoogte te brengen;
  • na afloop van iedere speelronde de tafel netjes achter te laten (o.a. spellen en biddingboxen in het midden van de tafel, serviesgoed opgeruimd, stoelen on de tafel geschoven);
  • na afloop van iedere speelavond de bridgemates naar de wedstrijdleiderstafel en de overige speelbenodigdheden naar de daarvoor bestemde tafel(s) te brengen.

Artikel 6: Opzeggen lidmaatschap

  1. Opzegging van het lidmaatschap  dient vóór 1 augustus schriftelijk bij  de secretaris te geschieden. Een lid verbindt zich bij tussentijds opzeggen van zijn lidmaatschap zijn of haar contributie over het gehele verenigingsjaar te voldoen.
  2. In bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, kan ontheffing worden verleend van deze verplichting.

 Artikel 7: Bestuur van de vereniging

1.  Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven leden, die door de ALV worden benoemd uit de leden van de vereniging. De volgende functies worden in het bestuur vertegenwoordigd: voorzitter, vice-voorzitter, secretaris, penningmeester, wedstrijdleider en algemeen bestuurslid. Een bestuurslid kan meerdere functies bekleden.

2. Het bestuur heeft een DB bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester.

 

3.   De bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar.

4.  De bestuursleden zijn aftredend op de ALV, volgens het onderstaande schema:

1e jaar: secretaris;

2e jaar: penningmeester;

3e jaar: voorzitter.

De overige bestuursleden zijn eveneens na 3 jaar aftredend.

Dit rooster is zo opgesteld, dat voorkomen wordt dat meer dan 50% van het bestuur gelijktijdig aftredend is.

Nieuwe kandidaten voor bovengenoemde functies kunnen zich aanmelden bij de op dat moment in functie zijnde voorzitter.

 Artikel 8: De verplichtingen van de bestuursleden

De verplichtingen van de bestuursleden zijn als volgt

 1.    Voorzitter:

     De voorzitter is de woordvoerder van het bestuur. Hij/zij is belast met de leiding van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen, de zorg voor de stipte naleving van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, alsmede met het uitvoeren van alle besluiten in bestuurs- en algemene ledenvergaderingen genomen en het opstellen van de agenda. Hij/zij is te allen tijde bevoegd vergaderingen van de door het bestuur ingestelde commissies bij te wonen.

 2.    Vicevoorzitter:

     De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en wordt, indien gewenst, hierbij door de overige bestuursleden geassisteerd.

 3.    Secretaris:

     De secretaris bereidt met de voorzitter de vergaderingen voor, zorgt dat er een presentielijst aanwezig is en wordt ingevuld, maakt de notulen, houdt de ledenlijst bij (inclusief de ereleden en leden van verdienste) en geeft ledenmutaties door aan de NBB. Hij/zij brengt jaarlijks aan de ALV verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar en beheert het verenigingsarchief. Hij/zij voert de correspondentie van de vereniging. Het bestuur draagt er zorg voor dat van alle uitgaande stukken een afschrift wordt bewaard.

 

 4.    Penningmeester:

     De penningmeester is belast met het beheer van de financiën, met de zorg voor de inning van contributiegelden en andere inkomsten van de vereniging en met het voldoen aan de financiële verplichtingen. Hij/zij brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit aan de ALV over de financiële gang van zaken in het afgelopen jaar verenigingsjaar onder overlegging van de balans en een rekening van baten en lasten. Hij/zij stelt in overleg met het bestuur de begroting en een voorstel voor te heffen contributie voor het volgende verenigingsjaar op.

 5.    Wedstrijdleider:

     De Wedstrijdleider is belast met het organiseren van de (interne) competities, waarbij rekening wordt gehouden met afwezigen en eventuele gastspelers en invallers. De WL kan voorts die competities en speciale evenementen organiseren die het bestuur of de ALV nodig acht in het belang van de vereniging. De WL geeft een verslag van het afgelopen clubseizoen en doet na overleg in het bestuur een voorstel voor het nieuwe  wedstrijdschema in de ALV.

De taken van de WL zijn de volgende:

  1. Het organiseren en leiden van de competitie en van andere interne en externe wedstrijden.
  2. Het fungeren als contactpunt voor afmelding en invallers.
  3. Het mede opstellen van een competitiereglement van de vereniging.
  4. Het maken van een wedstrijdprogramma voor het komende verenigingsjaar. Dit wedstrijdprogramma wordt – na behandeling binnen het bestuur - op de ALV  van leden ter goedkeuring aangeboden.
  5. Het eventueel samenstellen van teams welke de vereniging vertegenwoordigen. Hiertoe behoort het samenstellen van paren en viertallen, de volgorde hiervan en de invallers.
  6. Het bijhouden en verwerken van alle uitslagen die voor de beoordeling van de speelsterkte van personen, paren en viertallen noodzakelijk zijn.
  7. Het bijhouden en verzorgen van de opgave van meesterpunten.
  8. Het adviseren van het bestuur – gevraagd en ongevraagd -  in alle aangelegenheden van wedstrijdorganisatie en bridgetechniek.
  9. Vaststelling van de activiteiten, die een prijsuitreiking tot gevolg hebben.De WL treedt bij geschillen tijdens het spelen op als arbiter.

 

Tevens draagt de WL zorg voor:

  • Het inrichten van de speelzaal voorafgaand aan de clubavond, geassisteerd door vrijwilligers.
  • Het opruimen van de speelzaal na afloop van de clubavond, geassisteerd door vrijwilligers.
  • De materialen, op een overzichtelijke manier op de daarvoor bestemde plaats opbergen in de kast(en).
  • Het controleren van de batterijen van de bridgemates.
  • Het periodiek controleren op kwaliteit van alle benodigde materialen.
  • Het signaleren van vervanging of aanvulling van materialen en dit melden bij het bestuur.
  • Het jaarlijks indienen van een voorstel bij het bestuur – via de WL -  voor de aanschaf van nieuwe materialen.
  • Het aanspreken van de spelers over het eventueel misbruik van de materialen.
  • Het bijhouden van een inventarislijst.
  • Het coördineren van het gebruik van de materialen bij bridgeactiviteiten buiten.

De WL vervangt de secretaris bij zijn/haar afwezigheid.

 6.    Algemeen Bestuurslid.

De taken van het algemeen bestuurslid zijn de volgende:

1.   Het verzorgen van de public relations en het organiseren en (laten) uitvoeren van alle niet speltechnische activiteiten, o.a. drives en wervingsacties.

2.   Bij de organisatie van deze activiteiten vindt – indien er bridge wordt gespeeld – afstemming plaats met de WL.

3.   Het verzorgen van de toezending van de verjaardags- en overige kaarten.

4.   Het onderhouden van de sociale contacten met de leden wanneer dit gewenst is.

5 .  Het algemeen bestuurslid organiseert slechts activiteiten waarmee een meerderheid van de  bestuursleden heeft ingestemd.

 Artikel 9: Vergaderingen van het bestuur

1.   Het bestuur vergadert zo vaak de voorzitter of ten minste twee bestuursleden dit wenselijk achten. In ieder geval wordt binnen een maand na de ALV een bestuursvergadering gehouden.

2.   Van alle bestuursvergaderingen worden door de secretaris notulen bijgehouden en aan de bestuursleden toegezonden.

3.   Besluiten van de bestuursvergaderingen zijn geldig indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

 

 

Artikel 10: Algemene Ledenvergadering

  1. Jaarlijks vóór 1 december zal een ALV worden gehouden. Hierop zal ten minste worden behandeld:

    1. Notulen vorige ALV;
    2. Verslag van de secretaris;
    3. Afrekening en verantwoording van de penningmeester;
    4. Verslag KC;
    5. Verkiezing bestuursleden;
    6. Verkiezing KC;
    7. Eventuele voorstellen van leden.
  2. Iedere ALV dient ten minste 14 dagen voor de geplande datum bij aankondiging bekend te zijn gemaakt.
  3. Agenda en te behandelen stukken dienen ten minste 7 dagen voor de geplande datum aan de leden beschikbaar te zijn gesteld of benaderbaar te zijn gemaakt.
  4. Door de leden gewenste ter vergadering te bespreken punten dienen ten minste 7 dagen voor de geplande datum schriftelijk bij de secretaris te zijn ingediend.

Artikel 11: Financiën

  1. Voor alle specifieke activiteiten van de vereniging wordt in overleg met de penningmeester een aparte begroting gemaakt door de verantwoordelijke commissies c.q. personen voor de betreffende activiteiten. Gedurende het jaar controleert de penningmeester de onderhavige inkomsten en uitgaven tegen de in de begroting hiervoor opgenomen bedragen.
  2. De penningmeester kan aan de betrokken commissies c.q. personen  instructies geven met betrekking tot betalingen, het overleggen van bescheiden, verantwoording van de uitgaven, etc..

Artikel 12: De Kascontrolecommissie

1.   De KC wordt altijd benoemd door en vanuit de ALV en bestaat uit twee leden die elk voor een periode van 2 jaar worden benoemd.

2.   Leden van het bestuur of hun aanverwanten mogen geen deel uitmaken van deze commissie.

3.   Ten minste twee weken vóór de ALV beoordeelt de commissie de door de penningmeester opgestelde jaarrekening, bestaande uit een balans en een rekening van baten en lasten.

4.   Indien de penningmeester tussentijds aftreedt of anderszins zijn functie niet (meer) kan vervullen, vindt vóór het moment van overdracht aan de vervangende penningmeester door de commissie een tussentijdse beoordeling plaats.

 

 

Artikel 13: Contributie

 

1.   De contributie wordt jaarlijks vastgesteld tijdens de ALV.

2.   Indien een lid van de vereniging in hetzelfde jaar lid is van meerdere bij de NBB aangesloten verenigingen bestaat de mogelijkheid een gedeelte van de afdracht aan de NBB terug te vragen. Deze restitutie vindt plaats, zodra het betrokken lid hierom heeft gevraagd.

3.   De contributie dient door de leden jaarlijks uiterlijk vóór 1 november van het lopende verenigingsjaar te worden voldaan.

4.   Wanneer de contributie niet is voldaan op de datum zoals gesteld in lid 3, volgt een aanmaning met een verhoging van 10% van het te betalen bedrag. De contributie moet dan per omgaande worden betaald.

5.   Wanneer de contributie op 1 januari van het lopende verenigingsjaar nog niet is voldaan, volgt een tweede aanmaning met een verhoging van 25% van het te betalen bedrag.

6.   Wanneer de contributie op 1 maart van het lopende verenigingsjaar nog niet is voldaan, volgt terstond royement door het bestuur van de vereniging.

 Artikel 14: Roken

1.   Roken in de speelzaal is niet toegestaan.

 Artikel 15: Slotbepalingen

1.   Het Huishoudelijk Reglement moet met meerderheid van de aanwezige stemmen worden goedgekeurd door de ALV.

2.   In alle gevallen waarin het Huishoudelijke Reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het bestuur onderneemt zonodig actie, teneinde een en ander vast te leggen in het Huishoudelijke Reglement.

3.   Elk jaar beoordeelt het bestuur het Huishoudelijk Reglement op volledigheid en bruikbaarheid en neemt zonodig initiatieven tot aanvulling en/of wijziging hiervan.

4.   Het Huishoudelijk Reglement treedt in werking na goedkeuring door de ALV.

 

 

Aldus vastgesteld en ondertekend in de algemene ledenvergadering van de Bridgeclub Hillegersberg d.d. 03-09-2019,

 

de secretaris,                                                                                   de voorzitter,