Huishoudelijk Reglement

 

Huishoudelijk Reglement van Sans Fumare.

- Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering, 23 maart 2004 -

 

Bestuur - Artikel 1

  1. De bestuursleden worden voor een periode van drie jaar in functie gekozen. Elk jaar treden één of twee bestuursleden volgens een vooraf bepaald rooster af. De aftredende(n) zijn terstond herkiesbaar, behoudens het bij 1.2 bepaalde. In tussentijds ontstane vacatures wordt voorzien op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering (A.L.) Nieuw gekozen bestuursleden nemen de plaats in van het lid dat zij volgens het rooster van aftreden vervangen. De periodieke bestuursverkiezing heeft plaats op de A.L. Vanaf het moment van het ontstaan van de vacature tot de eerste A.L. zorgt het bestuur voor opvulling van de betreffende vacature.
  2. Bestuursleden kunnen maximaal twee aaneensluitende termijnen van drie jaar in functie blijven. Zijn er geen kandidaten, dan kan deze termijn worden verlengd
  3. Kandidaatstellingen moeten tenminste 48 uur voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend; deze dienen voorzien te zijn van de handtekening van vijf stemgerechtigde leden en van de kandidaat zelf.
  4. Het bestuur kent een dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) en leden.
  5. De voorzitter leidt de vergaderingen van het (dagelijks) bestuur en leden, regelt de volgorde van behandeling van de zaken ter vergadering en zorgt voor de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Hij verleent het woord en heeft het recht de spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen. Hij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van de vereniging en het bestuur.
  6. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, waarvan hij kopie houdt. Hij bewaart de notulen van de vergaderingen van zowel de leden als het bestuur die hij met de voorzitter ter goedkeuring ondertekent. Hij houdt een presentielijst bij van de op de vergaderingen aanwezige leden, die ieder van de van de aanwezige leden verplicht is te tekenen. Hij zorgt voor de verzending van alle oproepen voor bestuurs- en leden- vergaderingen. Jaarlijks stelt hij een verslag samen omtrent de belangrijkste gebeurtenissen van het afgelopen jaar en de algemene toestand van de vereniging. Na goedkeuring door het bestuur wordt dit in het verenigingsblad gepubliceerd en in de A.L. aan de orde gesteld.
  7. De penningmeester is verantwoordelijk voor de zich onder zijn berusting bevindende geldmiddelen van de vereniging. Hij tekent de kwitanties, ontvangt de contributies en verricht betalingen. In afwijking van het gestelde in art. 14.4 en 14.5 van de statuten is de penningmeester bevoegd tot het doen van uitgaven die de som van 250 euro niet te boven gaan. Voor het doen van uitgaven die de som van 250 euro te boven gaan, evenals voor verbintenissen die dit bedrag overschrijden, heeft de penningmeester goedkeuring van het dagelijks bestuur nodig. De penningmeester houdt alle inkomsten en uitgaven bij.
  8. Hij legt op de A.L. rekening en verantwoording af over de gevoerde administratie van het afgelopen jaar onder overlegging van de diverse bescheiden. Deze administratie is vooraf door een kascommissie gecontroleerd. Deze commissie bestaat uit twee niet-bestuursleden. De goedkeuring door deze commissie wordt door de A.L. beschouwd als décharge voor het door het bestuur gevoerde financiële beleid en het door de penningmeester gevoerde beheer.
  9. Zij die geen lid meer zijn van de vereniging kunnen nooit enige aanspraak op de bezittingen van de vereniging maken.

 

Artikel 2 – Leden

  1. Het bestuur brengt de naam van een aspirant-lid op de eerste speelavond ter kennis aan de leden.
  2. Het bestuur kan besluiten een aspirant-lid bij aanmelding te weigeren. Het bestuur brengt dit besluit binnen twee weken op een speelavond ter kennis van de dan aanwezige leden. Voor aspirant-leden geldt een proeftijd van vier speelavonden waarop het nieuwe lid aanwezig is. Na de vierde avond neemt het bestuur een besluit over het definitieve lidmaatschap. Het bestuur is verplicht, bij het niet aannemen van een nieuw-aangemeld lid de belanghebbende hiervan binnen twee weken schriftelijk op de hoogte te brengen. De redenen moeten ter kennis van de belanghebbende worden gebracht.
  3. Aan het nieuwe lid zal een exemplaar van het huishoudelijk reglement en eventueel andere relevante informatie worden verstrekt. Statuten liggen ter inzage.
  4. Niet-leden van de vereniging kunnen door een lid van de vereniging, met toestemming van het bestuur, op ten hoogste drie speeldagen in een verenigingsjaar worden geïntroduceerd. Heeft een geïntroduceerde zich tevens als lid van de vereniging aangemeld, dan mag deze aan de speeldagen deelnemen, totdat over de toelating als lid een beslissing is genomen. In bijzondere gevallen kan het bestuur hier van afwijken.
  5. Geroyeerde of geschorste leden van de vereniging, of door de NBB geschorste spelers van andere verenigingen, kunnen niet worden geïntroduceerd.
  6. Leden dienen zich te houden aan de door Sans Fumare gehanteerde gedrags- en wedstrijdregels. Onder gedragsregels worden die regels verstaan die gehanteerd worden in de normale menselijke omgang.
  7. Beëindiging van het lidmaatschap moet schriftelijk worden gedaan bij de secretaris.

 

Artikel 3 – Vergaderingen

  1. Bij voorkeur in de eerste drie maanden van het verenigingsjaar wordt een A.L. gehouden. Alle leden hebben toegang tot deze vergaderingen met uitzondering van geschorste leden.
  2. Tenminste acht dagen tevoren geeft het bestuur schriftelijk kennis van de vergaderingen aan de leden. Ook de te behandelen punten worden medegedeeld.
  3. Behalve de punten die op de oproep worden vermeld, kunnen in de vergaderingen onderwerpen worden behandeld die tenminste door ééntiende van de leden met een minimum van tien, ondertekend uiterlijk drie dagen voor de vergadering bij de secretaris zijn ingediend.
  4. Elk lid heeft het recht, staande de vergadering, voorstellen of moties in te dienen. Voorstellen worden na toelichting van de voorsteller, als de vergadering zich daarvoor uitspreekt, op de agenda van de volgende ledenvergadering geplaatst. Over voorstellen die niet op de agenda staan, kan geen beslissing worden genomen.
  5. Ieder lid is stemgerechtigd, tenzij hij/zij geschorst is.
  6. In de A.L. worden in ieder geval behandeld:

    1. De benoeming van bestuursleden, in vacatures ontstaan wegens periodiek aftreden.
    2. Benoeming van een uit twee leden en een reservelid bestaande kascommissie. Een lid mag slechts twee keer een controle uitoefenen.
    3. Benoeming van een technische commissie. Deze commissie bestaat uit ten minste drie leden. Zittende leden zijn herkiesbaar.
    4. Het jaarverslag van de secretaris.
    5. Rekening en verantwoording van de penningmeester met het verslag van de kascommissie.
    6. De begroting voor het komende verenigingsjaar met vaststelling van de contributie.
  7. Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. In twijfelgevallen beslist de voorzitter hoe de stemming wordt gehouden. Alle besluiten vereisen een meerderheid van stemmen; dit is de helft van de uitgebrachte stemmen plus één, voor zover bij statuten en/of huishoudelijk reglement niet anders is bepaald. Als bij een stemming over personen geen meerderheid is behaald, wordt een tweede stemming gehouden tussen het tweetal van hen dat de meeste stemmen heeft gehaald. Na de tweede stemming wordt degene benoemd die bij de tweede stemming de meeste stemmen heeft behaald. Bij een gelijk aantal stemmen beslist het lot op een door de voorzitter te bepalen wijze. Bij het staken van de stemmen over zaken wordt het voorstel als verworpen beschouwd.
  8. Ongeldige stemmen worden van het aantal uitgebrachte stemmen afgetrokken. Een stem is ongeldig als het stembiljet op een andere wijze is ingevuld dan door de voorzitter is bepaald.
  9. Een buitengewone ledenvergadering kan bij elkaar worden geroepen door tien leden of minimaal 1/10e van het aantal leden.      

 

Artikel 4 – Financiën.

  1. De leden betalen een contributie die jaarlijks door de A.L. wordt vastgesteld voor het lopende jaar. Dit is inclusief het verplichte bedrag dat aan de NBB wordt afgedragen.
  2. Zij die in de loop van het verenigingsjaar, dat loopt van 1 juli tot en met 30 juni, lid zijn geworden, betalen contributie naar evenredigheid, rekening houdend met afdracht aan de NBB.
  3. De contributie moet voor het hele verenigingsjaar voldaan zijn in de eerste maand na de A.L.
  4. Het bestuur is bevoegd een lid ontheffing of teruggave van het verenigingsdeel van de contributie te verlenen in bijzondere gevallen.
  5. Het bestuur heeft het recht een lid, nadat hij twee keer gemaand is zijn contributie te voldoen en in gebreke blijft, wegens wanbetaling van de ledenlijst af te voeren.
  6. Het bestuur richt zich met zijn uitgaven naar de begroting, die door de A.L. is vastgesteld.
  7. De kascommissie is belast met het onderzoek van boeken, kas en alle bijbehorende bescheiden van de penningmeester. Zij brengt op de A.L. rapport uit.
  8. Leden die niet aan de interne en externe competities of wedstrijden deelnemen betalen als contributie de afdracht aan de NBB met een administratieve opslag.
  9. Verplichte bijdragen voor teams die de vereniging vertegenwoordigen, met inbegrip van bondscompetities en landelijke of regionale kampioenschappen, worden door de vereniging betaald, indien de inschrijving door het bestuur is goedgekeurd.

 

Artikel 5 – Schorsing

  1. Het bestuur heeft in gevallen waarin het dit nodig acht het recht leden voor een bepaalde tijd te schorsen, doch niet langer dan drie maanden. Het betreffende lid heeft gedurende die periode geen toegang tot de speelruimte en het gebouw waarin zich de speelruimte bevindt.
  2. Schorsing voor een langere periode dan drie maanden geschiedt door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur.

 

Artikel 6 – Wedstrijden

  1. Alle speelbijeenkomsten en wedstrijden binnen de vereniging worden geleid door of namens het bestuur.
  2. Om een zo ruim mogelijke variatie te verkrijgen gedurende de speeldagen streeft de technische commissie ernaar diverse wedstrijdvormen te gebruiken.
  3. In de speelruimte wordt niet gerookt. Buiten de speelruimte wijst het bestuur een gebied aan waar gerookt kan worden.
  4. Ieder lid is verplicht zich aan het wedstrijdreglement te houden
  5. Beroep tegen een arbitrale beslissing wordt ingediend bij de Technische Commissie die ook voor afhandeling zorgt.

 

Artikel 7 – Commissies

  1. Het bestuur stelt commissies in voor activiteiten van de vereniging. Zij verrichten activiteiten onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
  2. De Technische Commissie is verantwoordelijk voor de organisatie en het verloop van de speelavonden.
  3. De TC is belast met het samenstellen van paren of viertallen, die de vereniging op wedstrijden extern vertegenwoordigen.

 

Artikel 8 – Algemeen

  1. Tot wijziging van dit reglement kan alleen worden besloten in de A.L. met meerderheid van stemmen.
  2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij enig geschil of de toepassing ervan beslist het bestuur.
  3. De bepalingen van dit reglement treden in werking zodra zij door de A.L. zijn vastgesteld.