Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

 

Hoofdstuk 1

ALGEMENE BEPALINGEN

 

Artikel 1

1. Op 13 december 1976 is opgericht de Bridgevereniging 3 Ruiten (B3R).

2. De bridgevereniging is aangesloten bij de Nederlandse Bridge Bond.

3. De bridgevereniging is gevestigd te Harmelen.

 

Artikel 2

Het verenigingsjaar loopt van 1 juli t/m 30 juni.

 

Hoofdstuk 2

LEDEN

 

Artikel 3

De vereniging kan bestaan uit:

1. Gewone leden

2. Jeugdleden

3. Ereleden en leden van verdienste

4. Ondersteunende leden

 

Artikel 4

Gewone leden zijn zij, die als zodanig door het bestuur zijn aangenomen.

 

Artikel 5

1. Jeugdleden zijn zij tot de leeftijd van 25 jaar.

2. Zij betalen een verminderde contributie, vast te stellen door het bestuur.

 

Artikel 6

1. Tot ereleden en leden van verdienste kunnen door de Algemene Leden Vergadering (ALV), op voorstel van het bestuur of van 5 gewone leden worden benoemd zij, die zich t.o.v. de vereniging of het bridgespel in het algemeen, bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt.

2. Ereleden betalen geen verenigingcontributie.

 

Artikel 7

1. Ondersteunende leden zijn zij, die B3R met een jaarlijkse bijdrage steunen.

2. Zij zijn lid van de NBB en ontvangen het officiële orgaan.

 

Artikel 8

Alle leden dienen de beschikking te hebben over een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijke Reglement.

 

Artikel 9

1. Het bestuur kan een "ledenstop" instellen wanneer de omstandigheden dit eisen.

2. Het bestuur kan een introductieregeling instellen voor kandidaat-leden.

3. Het bestuur kan gastspelers tot de verenigingsactiviteiten toelaten, al of niet onder bepaalde voorwaarden. Indien dit als invaller voor gewone leden of jeugdleden is gelden hiervoor bovendien de bepalingen zoals genoemd in artikel 28 lid 2 sub d.

 

Artikel 10

Beëindiging van het lidmaatschap.

1. Opzegging van het lidmaatschap door het lid moet schriftelijk of per mail geschieden.

2. Opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging door het bestuur geschiedt, wanneer het bestuur, na het betrokken lid gehoord te hebben, oordeelt gevolg te moeten geven aan een aanvraag als bedoeld in de Statuten artikel 5, lid 3. Het bestuur kan dat lid hiervan kennis geven, onder uitnodiging als lid uit te treden. Voldoet het lid hieraan niet, dan volgt ontzetting door het bestuur.

3. Bij ontzetting uit het lidmaatschap, als bedoeld in de Statuten artikel 5, lid 4, wordt het betrokken lid hiervan in kennis gesteld met opgave en toelichting van de redenen.

4. Recht van beroep op de Algemene Leden Vergadering (ALV) hebben:

a. leden die op één van de voorgaande wijzen het lidmaatschap zijn ontzegd;

b. stemgerechtigde leden, die opzegging hebben aangevraagd, indien het bestuur aan deze aanvraag geen gevolg geeft.

Ter beslissing in zodanig beroep wordt de Algemene Leden Vergadering (ALV) zo spoedig mogelijk na het ingekomen verzoek door het bestuur bijeengeroepen.

Opzegging dan wel ontzetting wordt geacht te zijn bevestigd of uitgesproken, wanneer tenminste 2/3 der uitgebrachte geldige stemmen zich daarvoor verklaart. Van de uitspraak der Algemene Leden Vergadering (ALV) wordt aan betrokken leden onmiddellijk kennis gegeven.

5. Bij beëindiging van of ontzetting uit het lidmaatschap is de contributie verschuldigd t/m het halfjaar, waarin deze beëindiging of ontzetting plaats heeft.

 

Hoofdstuk 3

BESTUUR

 

Artikel 11

Verkiezing bestuursleden.

1. Uit de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV) worden de bestuursleden uit de gewone leden gekozen.

2. Elke verenigingsjaar treden circa 1/3 van de bestuursleden af, deze kunnen zich éénmalig herkiesbaar stellen.

3. Elke verkiezing is geheel vrij.

4. Elk lid kan schriftelijk voor de vergadering kandidaten stellen.

5. Bij enkele kandidaatstelling wordt de kandidaat als gekozen beschouwd.

6. Het rooster van aftreden is afhankelijk van het aantal bestuursleden, als vermeld in de Statuten artikel 7, lid 1, en is als volgt:

  • 1e jaar secretaris + bestuurslid
  • 2e jaar penningmeester + vicevoorzitter
  • 3e jaar voorzitter + bestuurslid

 

Artikel 12

Omschrijving bestuursfuncties.

1. De voorzitter (m/v) leidt de vergaderingen en bijeenkomsten en vertegenwoordigt de vereniging zo daartoe aanleiding bestaat. Tevens coördineert de voorzitter (m/v) de bestuursactiviteiten en stimuleert de activiteiten binnen de vereniging.

2. De vicevoorzitter (m/v) vervangt de voorzitter (m/v) waar en wanneer dit nodig is en is de overige bestuursleden bij hun werkzaamheden behulpzaam. De functie van vicevoorzitter kan gecombineerd worden met een andere bestuursfunctie met uitzondering van de voorzitter.

3. De secretaris (m/v) voert namens het bestuur de correspondentie van de vereniging; van alle uitgaande stukken bewaart de secretaris (m/v) een afschrift. De secretaris (m/v) beheert het archief en voert en beheert de ledenadministratie, beheert en bewaakt alle officiële stukken van de vereniging, waaronder de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en verricht voorts alle werkzaamheden, die volgens de bestaande gebruiken aan de functie verbonden zijn.

4. De penningmeester (m/v) beheert de geldmiddelen van de vereniging, doet de uitgaven die door het bestuur zijn goedgekeurd en draagt de zorg voor de financiële administratie.

5. Er dient een bestuurslid te zijn die belast is met en verantwoordelijk is voor de technische organisatie van wedstrijden en clubavonden. Dit bestuurslid stuurt een Technische Commissie aan zoals nader omschreven in artikel 27 en 28.

6. Er dient een bestuurslid te zijn die belast is met en verantwoordelijk is voor de communicatie en PR aangelegenheden van de vereniging. Dit bestuurslid stuurt een PR&Communicatie Commissie aan zoals nader omschreven in artikel 29 en 30.

7. Het bestuur kan al of niet ad hoc verenigingsfunctionarissen (m/v) benoemen voor bepaalde omschreven taken. Een dergelijke functionaris (m/v) ressorteert altijd onder een van de bestuursleden.

 

Artikel 13

Taak van het bestuur.

1. Het bestuur heeft tot taak de belangen van de vereniging te behartigen overeenkomstig de Statuten en het Huishoudelijke Reglement.

2. Het bestuur is voor al zijn daden en nalatigheden verantwoording schuldig aan de Algemene Leden Vergadering (ALV) en geeft te dien aanzien alle door de Algemene Leden Vergadering (ALV) verlangde inlichtingen.

3. De voorzitter (m/v) met de secretaris (m/v) of penningmeester (m/v) vertegenwoordigen B3R in en buiten rechte.

4. Onder leiding van het bestuur worden de besluiten van de Algemene Leden Vergadering (ALV) uitgevoerd.

 

Artikel 14

Bestuursvergaderingen.

1. Indien het bestuur uit 4 of 5 respectievelijk 6 leden bestaat, zijn besluiten van deze vergadering slechts geldig indien 3 respectievelijk 4 bestuursleden aanwezig zijn.

2. Zo vaak de voorzitter (m/v) of tenminste 2 bestuursleden dit wenselijk achten wordt een bestuursvergadering bijeengeroepen. In ieder geval wordt binnen een maand na de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV) een bestuursvergadering gehouden,

zoals bedoeld in artikel 6 van de Statuten.

3. Op stemmingen in de bestuursvergadering zijn de artikelen 15, 16 en 19 van het Huishoudelijk Reglement van toepassing.

 

Hoofdstuk 4

VERGADERINGEN

 

Artikel 15

1. Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen behoudens de uitzonderingen bedoeld in artikel 10, lid 1 en artikel 12 van de Statuten en artikel 32 en 33 van het Huishoudelijk Reglement.

2. Stemming over personen geschiedt in gesloten briefjes, over zaken mondeling. Wanneer bij eerste stemming over personen geen volstrekte meerderheid is verkregen, heeft herstemming plaats voor de 2 personen, die de meeste stemmen op zich verenigden. Komen tengevolge van een gelijk aantal uitgebrachte stemmen meer dan 2 personen voor herstemming in aanmerking, dan strekt de herstemming zich uit over al deze personen. Is ook daarbij geen volstrekte meerderheid verkregen, dan beslist het lot.

3. Onder de volstrekte meerderheid der stemmen wordt hier verstaan: meer dan 50% van de geldig uitgebrachte stemmen.

4. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

5. In afwijking van het hierboven bepaalde kunnen in de gevallen bedoeld in artikel 11, 12 en 13 van de Statuten en artikel 30 en 31 van het Huishoudelijk Reglement beslissing worden genomen bij acclamatie, wanneer geen der aanwezigen stemming verlangt.

 

Artikel 16

1. Als niet uitgebracht wordt beschouwd:

a. stembriefjes in blanco en onthoudingen

b. stembriefjes welke een persoon niet duidelijk aanwijzen

c. stembriefjes waarop meer namen voorkomen dan het te verkiezen aantal personen

d. ondertekende stembriefjes.

2. De beslissing of bovenstaande gevallen zich al dan niet voordoen, berust bij het bestuur, dat van die beslissing mededeling doet aan de vergadering.

 

Artikel 17

1. De Algemene Leden Vergadering (ALV) zijn toegankelijk voor alle leden. Stemgerechtigd zijn conform artikel 4 lid 4 van de Statuten, alleen gewone leden en jeugdleden.

2. Jaarlijks wordt tenminste één Algemene Leden Vergadering (ALV) gehouden en wel aan het begin van het speelseizoen.

 

Artikel 18

Buitengewone Algemene Leden Vergadering (ALV) hebben plaats:

1. Wanneer het bestuur het wenselijk acht.

2. Op schriftelijk verzoek van tenminste 10% van het aantal stemgerechtigde leden aan het bestuur met opgave en toelichting van de punten, welke zij wensen te doen behandelen. Het bestuur is verplicht binnen een maand aan zodanig verzoek gevolg te geven. Blijft het bestuur in gebreke, dan hebben bedoelde leden het recht zelf een Algemene Leden Vergadering (ALV) uit te schrijven.

 

Artikel 19

2. Zij die aan de stemming wensen deel te nemen moeten de presentielijst tekenen.

3. Stemmen bij volmacht is mogelijk met dien verstande dat elk lid slechts als gemachtigde voor één ander lid kan optreden. Volmachten dienen schriftelijk te worden gegeven en toegevoegd te worden aan de presentielijst.

 

Artikel 20

1. De Algemene Leden Vergadering (ALV)en worden tenminste 5 weken van tevoren aangekondigd. In spoedeisende gevallen kan door het bestuur van dit voorschrift worden afgeweken.

2. Leden, die enig voorstel door de Algemene Leden Vergadering (ALV) wensen te behandelen, zenden dit, schriftelijk ondersteund, 3 weken voor de vergadering bij het bestuur in.

3. Uiterlijk één week voor de vergadering moet de kandidaatstelling door het bestuur, de ingekomen voorstellen van de leden, het financieel verslag en de agenda van de vergadering aan de leden verstuurd worden.

 

Artikel 21

De gewone orde van werkzaamheden op de Jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV) is als volgt:

1. Behandeling van de notulen van de vorige Algemene Leden Vergadering (ALV).

2. Mededeling van ingekomen stukken.

3. Verslag over de werkzaamheden en toestand van de vereniging in het afgelopen jaar.

4. Rekening en verantwoording der inkomsten en uitgaven over het afgelopen jaar door de penningmeester; verslag hierover uit te brengen door een kascommissie van 2 stemgerechtigde leden op de vorige jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV) benoemd (hiervan elk jaar 1 lid aftredend).

5. Aanbieding van de begroting van ontvangsten en uitgaven voor het komende verenigingsjaar.

6. Mededelingen en voorstellen van het bestuur.

7. Verkiezing van leden van het bestuur.

8. Verkiezing van leden onder punt 4 bedoelde commissie.

9. Rondvraag.

 

Hoofdstuk 5

FINANCIËLE ZAKEN

 

Artikel 22

1. De contributie wordt jaarlijks vastgesteld op de Algemene Leden Vergadering (ALV) zoals bedoeld in artikel 6 van de Statuten.

2. Voor de jeugdleden is deze lager.

3. Het entreegeld voor nieuwe leden wordt jaarlijks vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering (ALV) zoals bedoeld in artikel 6 van de Statuten.

4. De minimale hoogte van de jaarlijkse bijdrage voor ondersteunende leden wordt door het bestuur vastgesteld.

5. De door de gewone- en jeugdleden te betalen contributie dient per jaar voldaan te worden binnen de betalingstermijn zoals op de eerste contributienota vermeld.

 

Artikel 23

1. Het financieel beleid wordt gevoerd door het bestuur.

2. Het financieel beheer wordt gevoerd door de penningmeester.

3. Het bestuur is voor zijn financieel beleid verantwoording schuldig aan de Algemene Leden Vergadering (ALV).

4. De penningmeester is persoonlijk aansprakelijk voor alle financiële middelen, welke hij onder zijn beheer heeft.

5. De penningmeester is voor zijn financieel beheer verantwoording schuldig aan het bestuur en aan de Algemene Leden Vergadering (ALV).

6.

a. De penningmeester doet slechts uitgaven, welke goedgekeurd zijn door het bestuur.

b. Uitgaven binnen de door de Algemene Leden Vergadering (ALV) goedgekeurde begroting worden geacht hieronder te vallen tenzij het bestuur anders beslist.

c. Uitgaven, al of niet via gespreide betaling, dan wel het aangaan van financiële verplichtingen, die hoger zijn van 10% van de totale door de Algemene Leden Vergadering (ALV) goedgekeurde begroting behoeven altijd de goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering (ALV).

7. Alleen de penningmeester verricht de uitgaven en int de aan B3R verschuldigde bedragen.

8. Behalve aan zich zelf voor porti en soortgelijke kleine onkosten doet de penningmeester aan schuldeisers van de B3R geen betalingen dan op grond van en onder overlegging van een behoorlijk bewijsstuk van het verkregen recht van de schuldeiser.

9. De penningmeester brengt tijdens een verenigingsjaar periodiek verslag uit aan het bestuur.

 

Artikel 24

1. Aan het einde van ieder jaar maakt de penningmeester de rekening en balans op en doet deze door het bestuur aan de goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering (ALV) onderwerpen.

2. Goedkeuring door de Algemene Leden Vergadering (ALV) van het financieel verslag strekt de penningmeester, het bestuur en de kascommissie tot ontlasting, behoudens later gebleken valsheid in bewijsstukken.

3. De Algemene Leden Vergadering (ALV) is bevoegd de goedkeuring voor de penningmeester, het bestuur en de kascommissie afzonderlijk uit te spreken.

 

Artikel 25

1. Leden van het bestuur hebben recht op vergoeding uit de kas voor onkosten die in het belang van B3R en binnen de bevoegdheid zijn gemaakt.

2. Leden van commissies en verenigingsfunctionarissen kunnen onkosten in het belang van B3R gemaakt na vooraf verkregen toestemming declareren via hun bestuursverantwoordelijke.

3. Declaraties moeten afdoende gespecificeerd zijn en voor iedere uitgave de datum dezer vermelden.

 

Hoofdstuk 6

COMMISSIES

 

Artikel 26

Kascommissie:

1. Volgens de statuten artikel 9, lid 3 wordt jaarlijks door de Algemene Leden Vergadering (ALV) een kascommissie benoemd, bestaande uit 2 leden en plaatsvervangend lid. Bestuursleden mogen geen lid van de kascommissie zijn.

2. Jaarlijks treedt één lid van de kascommissie af.

3. Namens de Algemene Leden Vergadering (ALV) oefent de kascommissie controle op het financiële beleid van het bestuur en op het financiële beheer van de penningmeester uit.

Uit dien hoofde zijn alle bestuursleden verplicht aan de kascommissie alle gewenste inlichtingen en opgave te verschaffen.

4. De kascommissie brengt van haar bevindingen rapport uit aan de Algemene Leden Vergadering (ALV) en brengt de opmerkingen, waartoe de controle aanleiding geeft, ter kennis van het bestuur.

Voor het uitoefenen der controle vergadert de commissie:

a. wanneer de penningmeester tussentijds ophoudt lid van het bestuur te zijn.

b. voor de controle van de balans en de exploitatierekening over het afgelopen jaar.

c. zo dikwijls zij dit verder nodig acht.

 

Artikel 27

Technische Commissie:

1. De vereniging kent een Technische Commissie (TC) bestaande uit tenminste 4 leden, waaronder een bestuurslid die als zodanig voorzitter van de TC is.

2. Leden van de TC worden benoemd door het bestuur dat hiervan melding doet aan de Algemene Leden Vergadering (ALV).

 

Artikel 28

Taken TC:

1.

a. Het organiseren van verenigingcompetitie en van andere interne wedstrijden.

b. Het optreden als wedstrijdleider van de door de B3R of met haar medewerking georganiseerde wedstrijden.

c. Zij dient het bestuur van een bindend advies bij het vaststellen van de teams die de B3R afvaardigt; hiertoe behoort het samenstellen van paren c.q. viertallen en het aangeven van de volgorde daarvan, alsmede het aanwijzen van invallers.

d. Het bijhouden en verwerken van alle uitslagen, die voor de beoordeling van de speelsterkte van de viertallen, paren of individuele spelers van belang worden geacht.

e. Het (ver)zorgen van/voor arbitrages en protestprocedures.

2.

a. De Technische Commissie adviseert het bestuur in alle aangelegenheden voor wedstrijdorganisatie en wedstrijdtechniek, voor zover zij daarmee niet krachtens het vorige lid zelf belast is.

b. De TC stelt voor onderlinge wedstrijden een wedstrijdreglement vast dat ter goedkeuring van het bestuur dient te worden voorgelegd.

c. In de onder sub b genoemde reglementen dienen voorwaarden en bepalingen voor invallers van buiten de vereniging te zijn opgenomen.

d. De onder sub b genoemde reglementen, alsmede alle wijzigingen daarop, dienen duidelijk aan de leden gepubliceerd te worden.

3. Beroep tegen door het bestuur overgenomen adviezen van de Technische Commissie kan uitsluitend schriftelijk bij de secretaris ingediend worden. Bij weigering van een lid of leden, om de door het bestuur overgenomen adviezen van de Technische Commissie te accepteren, c.q. op te volgen, is artikel 5 lid 4 van de Statuten, alsmede artikel 10 van het Huishoudelijk Reglement van toepassing.

4. De TC vergadert tenminste 2 keer per verenigingsjaar.

 

Artikel 29

Communicatiecommissie:

1. De vereniging kent een commissie voor publiciteit, relatiebeheer en communicatie (PR&C) bestaande uit tenminste 3 leden, waaronder een bestuurslid die als zodanig voorzitter van de PR&C is.

2. Leden van de PR&C worden benoemd door het bestuur dat hiervan melding doet aan de Algemene Leden Vergadering (ALV).

 

Artikel 30

Taken PR&C:

1.

a. Het verzorgen van de officiële communicatie binnen de vereniging.

b. Het uitgeven van een officieel cluborgaan dat de naam

“3-Luik” heeft.

c. Het onderhouden van een website waarop alle relevante informatie van en voor de vereniging actueel bijgehouden wordt.

d. Het verzorgen van prijzen, emolumenten, versieringen en aankleding van alle evenementen en wedstrijden die door de vereniging worden georganiseerd.

e. Het onderhouden van de sociale contacten binnen de vereniging.

f. De PR&C commissie vergadert tenminste 2 keer per verenigingsjaar, waaronder tenminste 1 keer in combinatie met de TC.

2. De PR&C commissie adviseert het bestuur in alle aangelegenheden voor communicatie en sociale of sfeerbepalende zaken, voor zover zij daarmee niet krachtens het vorige lid zelf belast is.

3. Beroep tegen door het bestuur overgenomen adviezen van de PR&C commissie kan uitsluitend schriftelijk bij de secretaris ingediend worden. Bij weigering van een lid of leden, om de door het bestuur overgenomen adviezen van de PR&C commissie te accepteren, c.q. op te volgen, is artikel 5 lid 4 van de Statuten, alsmede artikel 10 van het Huishoudelijk Reglement van toepassing.

 

Hoofdstuk 7

SLOTBEPALINGEN

 

Artikel 31

In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

 

Artikel 32

Het besluit tot uittreding uit de NBB kan slechts worden genomen door de Algemene Leden Vergadering (ALV) als bedoeld in artikel 12 van de Statuten.

 

Artikel 33

1. Voor wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt vereist, dat tenminste 2/3 der ter Algemene Leden Vergadering (ALV) uitgebracht stemmen de voorgestelde wijziging goedkeurt met dien verstande dat het aantal leden ter vergadering aanwezig tenminste de helft plus 1 bedraagt.

2. Wanneer het aantal aanwezigen ontoereikend is dan wel de stemmen staken, dient binnen 3 weken een nieuwe Algemene Leden Vergadering (ALV) uitgeschreven te worden waarop het voorstel in ieder geval in stemming gebracht dient te worden ongeacht het aantal aanwezigen leden.

3. Voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement moeten op de agenda voor de Algemene Leden Vergadering (ALV) waarin zij zullen worden behandeld, zijn vermeld.

 

Aldus vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 13 december 1976, gewijzigd:

1. op de Buitengewone Algemene Ledenvergadering van 26 september 1977,

2. op de Algemene Leden Vergadering (ALV) in september 1984,

3. op de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 3 september 1990,

4. op de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 17 mei 2010.