Huishoudelijk Reglement

Download reglement:
Tekst HR.pdf (161.02 KB)

Huishoudelijk Reglement Bridgeclub Nieuwegein

 

Algemeen

Artikel 1

Definities van gebruikte begrippen en afkortingen:

BCN   Bridgeclub Nieuwegein

NBB   Nederlandse Bridge Bond

ALV    Algemene Leden Vergadering

HR     Huishoudelijk Reglement

TC      Technische Commissie

CC     Communicatie Commissie

 

Bereiken doelstellingen

Artikel 2

  1. Door BCN worden diverse speelmogelijkheden georganiseerd in de vorm van interne competities en openbare drives.
  2. BCN is aangesloten bij de NBB, waardoor het voor de leden mogelijk is in competitieverband bridge te spelen tegen leden van andere verenigingen.
  3. Om het spelniveau te verbeteren en de bridgesport meer bekendheid te geven organiseert BCN cursussen.
  4. Bij alle activiteiten spelen sociale- en gezelligheidsaspecten een belangrijke rol.
  5. De detaillering van de wijze waarop BCN de doelstellingen wil halen, wordt neergelegd in een meerjarenbeleidsplan.

 

Lidmaatschap

Artikel 3

  1. Personen die gewoon lid van BCN willen worden, geven hiervan kennis aan het bestuur. Het bestuur gaat na of er bezwaren zijn tegen toelating door de leden schriftelijk, daaronder mede te verstaan via e-mail, in kennis te stellen van het kandidaat lidmaatschap. Mochten er binnen 14 dagen bezwaren gemeld worden, dan gaat het bestuur in overleg met belanghebbenden.
  2. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden door dit schriftelijk, daaronder mede te verstaan via e-mail, kenbaar te maken aan het bestuur.
  3. Informatie over aanmelden en opzeggen lidmaatschap wordt op een in het oog springende plaats op de hoofdpagina van de clubwebsite geplaatst en op een van de eerste drie pagina’s van een eventueel clubblad.

 

Verplichtingen van leden

Artikel 4

  1. Ieder lid en zijn introducé is verplicht de schade te vergoeden, die door hem met kennelijke opzet en of roekeloosheid werd aangebracht.
  2. Boetes, opgelegd aan BCN door de NBB of een district van de NBB over handelingen van een lid of van leden, worden verhaald op dit lid of op deze leden.

 

Contributie

Artikel 5

  1. Op grond van artikel 11 lid 2 van de statuten stelt de ALV per speelgroep de contributie voor het verenigingsjaar (=kalenderjaar) vast. Leden, die aan meer dan één speelgroep deelnemen, betalen daarvoor een aanvullende contributie per speelmoment.
  2. De wijze waarop de contributie moet worden voldaan wordt bepaald door het bestuur. Het bestuur kan, op voorstel van de penningmeester, besluiten een betalingsregeling te treffen.
  3. Een lid, dat drie maanden na ontvangst van de contributienota deze – na ontvangst van een herinneringsnota – nog niet heeft voldaan, kan worden geschorst. Gedurende de schorsing kan het lid niet deelnemen aan de verenigingsactiviteiten.
  4. Bij toetreding van een lid in de loop van een verenigingsjaar wordt een evenredig bedrag van de jaarcontributie in rekening gebracht.
  5. Bij beëindiging van het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar bestaat geen recht op restitutie van de contributie.
  6. Het bepaalde in de leden 4 en 5 is naar analogie ook van toepassing op een lid dat tussentijds aan een extra speelmoment gaat deelnemen respectievelijk de deelname daaraan beëindigt.

 

Bestuur

Artikel 6

  1. Het bestuur houdt zich bezig met het dagelijkse beleid en de vertegenwoordiging van de vereniging. Het bestuur is daardoor in ieder geval belast met: de ledenadministratie, het bijhouden van het archief, alle financiële zaken, de in- en externe communicatie.
  2. Jaarlijks legt het bestuur rekening en verantwoording af aan de ALV door het uitbrengen van een algemeen jaarverslag en een financieel jaarverslag.
  3. De doelstellingen op korte en lange termijn worden door het bestuur in een beleidsplan vastgelegd. Tijdens de jaarvergadering wordt het al dan niet bereiken en/of het bijstellen van deze doelstellingen besproken. Het bestuur onderbouwt het beleidsplan met een (meerjaren)begroting. Het beleidsplan behoeft de goedkeuring van de ALV.
  4. Het bestuur draagt er zorg voor, dat leden op eenvoudige wijze op de hoogte kunnen blijven van al hetgeen voor de leden van belang kan zijn. Teneinde de leden zo goed mogelijk op de hoogte te houden van de activiteiten van het bestuur en de commissies, maakt het bestuur veelvuldig gebruik van een actueel te houden website en van regelmatig verschijnende nieuwsbrieven.

 

Vergaderingen bestuur

Artikel 7

  1. Het bestuur vergadert zo vaak de voorzitter of ten minste twee bestuursleden dit wenselijk achten.
  2. Van alle bestuursvergaderingen worden verslagen gemaakt.
  3. Het bestuur zorgt ervoor dat de leden kennis kunnen nemen van de verslagen van de bestuursvergadering.
  4. Het bestuur heeft de mogelijkheid om besloten bestuursvergaderingen te houden. De verslagen van de besloten vergaderingen zijn niet toegankelijk voor de leden.

 

Commissies

Artikel 8

  1. BCN kent op grond van artikel 10 lid 3 van de statuten een kascommissie. De commissie benoemt een der leden als voorzitter. De kascommissie is gerechtigd ook tussentijds kennis te nemen van de financiële toestand van BCN.
  2. Op grond van artikel 8 lid 4 van de statuten is het bestuur bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taken te doen uitvoeren door commissies. Het bestuur benoemt in ieder geval een TC en een CC.
  3. De TC wordt zodanig samengesteld, dat alle speelmomenten vertegenwoordigd zijn. Ten minste één bestuurslid maakte deel uit van de TC. Het bestuur benoemt de voorzitter van de TC. Het bestuur stelt de taakomschrijving van de TC vast. Tot de taak van de TC behoort in ieder geval het adviseren van het bestuur over de inhoud van de wedstrijd- en competitiereglementen en over het jaarprogramma. De wedstrijd- en competitiereglementen behoeven de goedkeuring van de ALV.
  4. De CC heeft als taak het bestuur te adviseren over alle zaken die te maken hebben met de communicatie. Primair die met de leden, waarbij in het bijzonder aandacht besteed zal worden aan het e-mailverkeer en de inhoud en functie van de website. Maar daarnaast ook extern, zowel in het kader van ledenwerving als van publiciteit over activiteiten, die ook voor niet-leden toegankelijk zijn.

De webmasters van BCN maken in ieder geval deel uit van de CC.

De voorzitter wordt door het bestuur benoemd. Hij maakt geen deel uit van het bestuur, maar heeft wel toegang tot alle bestuursvergaderingen.

  1. De voorzitters van alle door het bestuur ingestelde ad hoc-commissies hebben het recht aanwezig te zijn in de bestuursvergaderingen, waarin gesproken wordt over werkzaamheden van hun commissie.
  2. Commissies vergaderen zo vaak als de voorzitter van een commissie dit nodig acht. Op verzoek van ten minste twee leden van een commissie dient de voorzitter op een termijn van zeven dagen een commissievergadering uit te schrijven.
  3. Besluitvorming binnen commissies vindt plaats op basis van gewone meerderheid van stemmen.

 

Algemene ledenvergadering

Artikel 9

  1. Bij de oproeping voor een ALV wordt vermeld:
  1. datum, plaats en tijdstip van aanvang van de vergadering;
  2. de agenda;
  3. de van het bestuur uitgaande voorstellen en kandidaatstellingen
  1. De verzending van de agenda voor een ALV met bijbehorende stukken dient uiterlijk vier weken voor de vergaderdatum plaats te vinden.
  2. Voorstellen voor de agenda van een ALV, ook die met betrekking tot benoeming van leden van het bestuur en commissies, kunnen door het bestuur, maar ook door leden worden gedaan.
  3. Voorstellen van leden voor de agenda van een ALV dienen uiterlijk twee weken voor de vergaderdatum schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend.
  4. Het bestuur is verplicht tijdig ingediende voorstellen op de agenda te plaatsen; het is bevoegd, maar niet verplicht, niet tijdig ingediende voorstellen alsnog op de agenda te plaatsen.
  5. Leden hebben het recht ter vergadering kandidaten te stellen voor door de vergadering benoemde of te benoemen commissies als het aantal tijdig daarvoor gestelde kandidaten onvoldoende is.
  6. Tot de vaste agendapunten van de jaarvergadering behoren:
    • opening
    • ingekomen stukken
    • notulen van de vorige algemene vergadering;
    • algemeen jaarverslag;
    • financieel jaarverslag;
    • verslag van de kascommissie;
    • verslagen van de commissies;
    • verkiezing van bestuursleden;
    • benoeming van de kascommissie;
    • bespreking en goedkeuring van het meerjarige beleidsplan;
    • bespreking van het programma voor het komende speelseizoen;
    • behandeling van door het bestuur of de leden ingediende voorstellen;
    • rondvraag;
    • sluiting.
  7. De voorzitter is niet verplicht beraadslagingen te laten voeren over onderwerpen die niet op de agenda staan.
  8. De voorzitter is verplicht ieder der aanwezige leden, die aan de beraadslagingen wenst deel te nemen, hiertoe in de gelegenheid te stellen. Hij is echter gerechtigd de spreektijd per discussiant te beperken, doch niet tot minder dan drie minuten.
  9. Op voorstel van een der leden dient de voorzitter de vergadering voor ten minste vijf minuten te schorsen, indien dit voorstel door minstens vijf leden wordt ondersteund.
  10. In het model van de machtiging van stemrecht dient ten minste te staan wie machtigt, wie gemachtigd wordt en voor welke specifieke vergadering deze machtiging van toepassing is. De machtiging dient voorafgaand van de vergadering aan de secretaris van die vergadering kenbaar gemaakt te worden. Tenzij de machtiging anders luidt, geldt de machtiging voor die gehele vergadering.

 

Stembureau

Artikel 10

  1. Indien de algemene vergadering besluit een stembureau in te richten, dan zal dat bureau een werkwijze toepassen, zoals hierna wordt beschreven. Een stembureau bestaat uit drie leden, die geen lid zijn van het bestuur of van commissies die zijn ingesteld door het bestuur. De leden van het stembureau wijzen uit hun midden een voorzitter aan.
  2. Het stembureau ziet erop toe, dat de bepalingen van artikel 16 van de statuten nauwgezet worden gevolgd.
  3. Het stembureau gebruikt de presentielijst van de vergadering om het aantal uitgebrachte stemmen te vergelijken met het aantal aanwezigen en vertegenwoordigden. De aanwezige leden zijn daarom gehouden de presentielijst te tekenen, voordat zij een stem uitbrengen. Op de presentielijst worden ook de volmachtgevers vermeld.
  4. Als bij mondelinge stemming het totaal aantal uitgebrachte stemmen (voor, tegen en blanco) niet overeenkomt met het aantal aanwezigen volgens de presentielijst, dan kan het stembureau besluiten de stemming schriftelijk te laten plaatsvinden.
  5. Bij het stemmen over benoemingen worden afzonderlijke stembriefjes per functie gebruikt en wordt de stemming daarvoor niet gecombineerd met een stemming over een andere functie.
  6. De uitslag van de stemming wordt schriftelijk medegedeeld aan de voorzitter van de algemene vergadering. Dit document wordt gehecht aan de notulen van de vergadering.

 

Uitbreiding speelmomenten

Artikel 11

  1. Indien voorgesteld wordt het aantal speelmomenten uit te breiden, dan behoeft een dergelijk besluit een meerderheid van ten minste twee derde van het aantal ter vergadering geldig uitgebrachte stemmen.
  2. Wijziging van dit artikel behoeft eveneens een meerderheid van ten minste twee derde van het aantal ter vergadering geldig uitgebrachte stemmen.

 

Referendum

Artikel 12

  1. Een referendum als bedoeld in artikel 14 van de statuten wordt zo spoedig mogelijk na de datum van het betreffende besluit uitgeschreven, maar in ieder geval binnen drie maanden na de datum van het besluit.
  2. Alle stemgerechtigde leden van BCN krijgen de tekst van het betreffende besluit gezonden, vergezeld van een toelichting, waarin het beargumenteerde standpunt van voor- en tegenstanders wordt vermeld.

Daarnaast ontvangen zij op het van het lid bekende e-mailadres een stembiljet, waarop de te maken keuze duidelijk wordt vermeld.

Voor de verzending wordt een speciaal e-mailadres van BCN gebruikt.

De stemgerechtigde leden dienen hun stem voor of tegen het besluit uit te brengen via het stembiljet en wel binnen dertig dagen na verzending daarvan.

Het stembiljet dient per e-mail geretourneerd te worden aan het speciale e-mailadres van BCN.

  1. Leden, die niet over een e-mailadres beschikken, krijgen van het bestuur een alternatieve methode van stemmen aangeboden.
  2. De communicatie met de leden over het referendum (toelichting, uitnodigen en uitslag) zal het bestuur laten verlopen via de kanalen die ook gebruikt worden voor het uitschrijven van algemene vergaderingen.

 

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Artikel 13

  1. De wijze waarop BCN zal voldoen aan de wettelijk verplichtingen in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wordt verwoord in een privacyverklaring. Deze verklaring is als bijlage 1 aan dit HR gehecht en maakt daarvan deel uit.
  2. Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, waaronder sponsors, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt.
  3. Doorgifte van de gegevens zonder een besluit van de algemene vergadering en zonder het recht op bezwaar gebeurt voor de noodzakelijk door BCN aan derden te verstrekken gegevens, waaronder aan de NBB en aan overheden of instellingen op basis van wettelijke verplichtingen.
  4. De privacyverklaring wordt op een in het oog springende plaats op de hoofdpagina van de clubwebsite geplaatst.

 

Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 14

  1. De tekst van de statuten, het HR en de wedstrijd- en competitiereglementen worden aan ieder lid verstrekt.
  2. Wijziging van het HR en andere reglementen geschiedt door de ALV en vereisen een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, tenzij het HR een andere meerderheid voorschrijft.
  3. In alle gevallen waarin de statuten en de reglementen niet voorzien, beslist het bestuur.

 

Artikel 15

Dit gewijzigde HR treedt in werking op de dag waarop de statutenwijziging van kracht wordt, zoals die zijn aangenomen op 9 december 2018.

 

 

 

 

 

 

 

Dit HR is vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering gehouden te Nieuwegein op 9 december 2018.

 

De gewijzigde statuten als bedoeld in artikel 15 van het HR zijn op 25 april 2019 vastgelegd in een akte opgesteld door notaris mr. Jeffrey Lansing te Utrecht (kantoor Hoekstra & Partners Notarissen) en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

De ingangsdatum van het HR is derhalve 25 april 2019.

Bijlage 1 bij Huishoudelijk Reglement

 

Privacyverklaring Bridgeclub Nieuwegein

 

Zie de tekst elders op de website van BCN

 

 

Voorbeeld 1 van een volmacht (algemeen)

 

Ondergetekende,

 

.........................................., ..............., .......................................  te ...............................

(naam, voornaam, adres van de volmachtgever) 

 

bevestigt hierbij een volmacht te geven aan

 

.........................................., ..............., .......................................  te ...............................

(naam, voornaam, adres van de gevolmachtigde)

om hem/haar te vertegenwoordigen tijdens de algemene vergadering van de

Bridgeclub Nieuwegein

 

op ........................................ (datum)  te Nieuwegein en er geldig te stemmen in zijn/haar naam.

 

(handtekening volmachtgever)

 

(datum)

 

(plaats)

 

 

 

Voorbeeld 2 van een volmacht (specifiek)

 

Ondergetekende,

 

.........................................., ..............., .......................................  te ...............................

(naam, voornaam, adres van de volmachtgever) 

bevestigt hierbij een volmacht te geven aan

 

.........................................., ..............., .......................................  te ...............................

(naam, voornaam, adres van de gevolmachtigde)

om hem/haar te vertegenwoordigen tijdens de algemene vergadering van de

Bridgeclub Nieuwegein

op ........................................ (datum)  te Nieuwegein en er geldig te stemmen in zijn/haar naam bij de navolgende agendapunten:

  1. agendapunt x (beschrijving)
  2. agendapunt y (beschrijving)

 

(handtekening volmachtgever)

 

(datum)

 

(plaats)